Gro-up

De behoefte

Een aantal jaar geleden verhuisde Gro-up (toen nog SWK) naar een nieuw pand in Berkel en Rodenrijs. De opdracht na de verhuizing was duidelijk: het archief moest drastisch worden verkleind om ruimte en kosten te besparen. Tegelijkertijd groeide de behoefte om informatie van de verschillende afdelingen beter toegankelijk te maken.

“Vroeger werkte iedere afdeling met zijn eigen applicaties, vaak afgesloten van de rest van de organisatie,” vertelt Edgar Kannekens. “Dat maakte samenwerken en informatie delen ingewikkeld. Daarnaast wilden we de papierstroom tussen locaties en het centrale kantoor zoveel mogelijk beperken. We waren dus op zoek naar een digitale oplossing die meerdere uitdagingen in één keer kon aanpakken.”

De oplossing

Gro-up vond de oplossing in FileLinx. Deze toepassing wordt inmiddels breed ingezet binnen de organisatie:

• Inkoopverwerking: de volledige factuurautorisatiestroom loopt via FileLinx en het financiële pakket.

• DMS: het Document Management Systeem maakt informatie uit verschillende applicaties en afdelingen toegankelijk. Zo is informatie van Facilitair Beheer, dat ruim 200 panden beheert, nu ook beschikbaar voor bijvoorbeeld Financiën en Werving & Plaatsing.

• Ouderportaal: speciaal maatwerk van FileLinx, waarmee ouders facturen, voorwaarden en contracten kunnen inzien én zelf gegevens beheren of contracten autoriseren.

De voordelen van FileLinx

• Minder archiefruimte: ten opzichte van vier jaar geleden is de fysieke opslag sterk verminderd.

• Kostenbesparing: doordat maandelijks tienduizenden facturen via het ouderportaal worden verzonden, zijn de portokosten met meer dan 50% gedaald.

• Toegankelijkheid: informatie van verschillende afdelingen is makkelijker beschikbaar voor collega’s die er ook mee werken.

• Samenwerking: processen verlopen steeds professioneler, doordat Gro-up en FileLinx zich gelijktijdig ontwikkelen.

Toekomstplannen

De mogelijkheden zijn nog lang niet uitgeput. Workflows en to-do lijsten worden op kleine schaal gebruikt, maar zullen breder worden uitgerold. Daarnaast wil Gro-up de intranetfunctie inzetten en meer applicaties koppelen aan FileLinx. Ook het ouderportaal krijgt een uitbreiding, zodat er nog meer informatie voor ouders beschikbaar komt.