Vlasman

Vlasman Betonbewerkings- en Slooptechnieken b.v. is een groot bedrijf in Alphen aan den Rijn dat sloopwerkzaamheden verricht. De mogelijkheden zijn enorm divers: van sloopwerken en koppensnellen tot asbestsanering, boren & zagen en bodemsanering. Vlasman biedt het totaalpakket. Het uitgangspunt is perfectionisme. De expertise en gedrevenheid van het bedrijf uiten zich in het afstemmen van alle mogelijkheden op de behoeftes en wensen van klanten.

De behoefte

Vlasman werkte met een scan- en herken-oplossing waarvan de leverancier failliet ging. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een nieuwe automatiseringsoplossing voor het verwerken van inkomende facturen. Al snel kwam Vlasman in contact met andere gebruikers van het vertrouwde ERP-systeem, 4PS Construct. De bedrijven bundelden de krachten en startten een gezamenlijke zoektocht naar geschikte OCR-software.

De oplossing

Toen Whitevision meldde dat het klanten van het failliete bedrijf zou overnemen, was de ‘gedupeerdenclub’ aanvankelijk sceptisch: wie was deze nieuwe leverancier precies? Met een ietwat defensieve houding begaven de bedrijven zich naar de demopresentatie. Na twee uur wilden alle aanwezigen in de zaal klant worden bij Whitevision, dat een solide product bleek te bieden waar het als bedrijf écht in gelooft. Ook Vlasman was om: het koos voor Whitevision.

De voordelen van Whitevision

Papierwerk is verleden tijd en facturen raken niet meer weg.
Aanzienlijk kleinere foutkans door digitale factuurverwerking.
Significante tijdbesparing, waardoor je medewerkers veel efficiënter kunt inzetten op andere taken.
Zeer gebruiksvriendelijke oplossing die uitstekend koppelt met ERP-systeem 4PS Construct
Continue doorontwikkeling en innovatie, waardoor processen almaar nóg beter en vlotter verlopen.

“Whitevision levert alleen maar winst op,” zegt Tijs de Lint, hoofd financiën en IT bij Vlasman. “In de acht jaar dat wij de oplossing gebruiken, hebben we zoveel voordelen ervaren. Je bent af van papier, facturen raken niet meer weg, de foutkans is aanzienlijk kleiner en accountantscontroles verlopen een stuk gemakkelijker. Bovendien zorgt de Whitevision Workflow ervoor dat fiatteringen heel soepel verlopen. En je kan facturen, inclusief alle bijbehorende notities, razendsnel op je scherm tevoorschijn halen.” Daarnaast ziet Tijs dat medewerkers veel beter kunnen worden ingezet: “Het werk dat vroeger door 3 mensen werd gedaan, kan nu door 1 persoon worden afgehandeld. Hierdoor hebben we de ruimte om onze medewerkers andere taken te geven. Heel efficiënt!”

“Met Whitevision bespaar je uren, raak je geen facturen meer kwijt en zorg je dat accountantscontroles eenvoudiger verlopen. Er kleven alleen maar voordelen aan de oplossing!”

Dat Whitevision een succesvolle oplossing is, merkt Tijs aan de reacties binnen het bedrijf: “De werkwijze verandert niet ingrijpend. Alle processtappen waaraan je gewend bent, verlopen nu digitaal. In feite gebeurt er precies hetzelfde als voorheen, alleen vindt alles nu grotendeels automatisch plaats. Voordat we met de oplossing aan de slag gingen, bestond er intern best wat twijfel: hadden we de juiste beslissing genomen? Inmiddels schept onze directeur op over hoe goed wij alles hebben geregeld.”

Daarin heeft Whitevision een belangrijke rol gespeeld. “Whitevision heeft alles heel goed voor ons ingericht. Het bedrijf lost alle vragen op die je hebt. Als jouw organisatie de zaken nét wat anders aanpakt, dan is dat geen probleem: Whitevision kan uitstekend luisteren en de touwtjes aan elkaar knopen. Ik heb veel te maken gehad met de technische kant en kon daarover op niveau met Whitevision communiceren. Maar van al die techniek merken gebruikers uiteindelijk niets. De oplossing is zeer gebruiksvriendelijk en de koppeling met 4PS Construct is naadloos.”

“De oplossing is zeer gebruiksvriendelijk en koppelt naadloos met 4PS”

De samenwerking met Whitevision omschrijft Tijs als ‘degelijk’: “Ik hoef het supportteam bijna niet in te schakelen, want de oplossing werkt gewoon. Héél af en toe gaan we even naar het klantportaal om een vraag te stellen. Dan helpt Whitevision ons in no-time van het probleem af.” Wat Tijs mooi vindt, is dat Whitevision duidelijk van zijn eigen product houdt: “Het bedrijf straalt in alle opzichten bezieling uit.”

Kortom, Tijs is blij met Whitevision: “De oplossing doet wat zij belooft. En Whitevision is altijd bezig met doorontwikkeling en innovatie. Onlangs zijn we overgestapt naar een nieuwe versie. Ons proces verloopt nu nóg geweldiger en vlotter. Niet dat we daarvoor iets misten. Maar inmiddels kunnen we niet meer zonder alle vernieuwingen.” Dat Whitevision desondanks betaalbaar blijft, vindt Tijs erg positief: “Wij geven behoorlijk wat uit aan IT en hebben destijds ook met andere leveranciers van scan– en herken-oplossingen gesproken. Bij Whitevision is de prijs-kwaliteitverhouding meer dan uitstekend.”

“Met Whitevision verlopen onze processen razendsnel”

Als je het Tijs vraagt, blijft Vlasman nog lang met Whitevision werken. “De oplossing is prachtig en speelt erg in op de tijdgeest. We leven in een hele snelle maatschappij. Wanneer iemand vraagt waar een factuur is, wil je het document met één druk op de knop kunnen vinden. Bij Vlasman hebben we veel geautomatiseerd, omdat we willen dat onze processen razendsnel verlopen. Whitevision maakt dit allemaal mogelijk. Daar zijn wij én onze accountants erg blij mee.”

Tijs beveelt de oplossing dan ook van harte aan. “Dat meen ik in de meest letterlijke zin van het woord. Potentiële klanten die willen weten hoe Whitevision in de praktijk werkt, zijn welkom om bij ons een kijkje te komen nemen. Ik heb meerdere referentiebezoeken voor Whitevision gehad. Daar krijg ik geen vergoeding voor – ik werk eraan mee omdat ik zo tevreden ben over het product. Bovendien zorg ik er zo mede voor dat het bedrijf blijft bestaan en groeien en mij service kan blijven leveren. Eigenlijk werkt het dus in iedereens voordeel als meer organisaties met Whitevision gaan werken. Het is een ‘win-win’-situatie!”