Boekhouding automatiseren: 7 tips voor de financiële administratie

Al een tijdje wil je je boekhouding automatiseren. Hier kleven immers meerdere voordelen aan. Wanneer je een geautomatiseerde, eenduidige boekhouding hebt, verhoog je de efficiëntie, verlaag je de foutkans aanzienlijk en houd je veel tijd over voor meer uitdagende taken. Bovendien weet je altijd precies waar een factuur zich in het proces bevindt. Maar waar moet je beginnen met het stroomlijnen en optimaliseren van je processen? Gelukkig is dit veel laagdrempeliger dan het lijkt. In deze blog delen we 7 tips omtrent het verwerken van inkoopfacturen waarmee je snel aan de slag kan. Ga je je boekhouding automatiseren, lees ze dan zeker even door!

1. Eenduidige aanlevering

Iedere leverancier levert facturen op een andere manier aan. De een verstuurt ze per mail, de ander per post. En sommige leveranciers vragen of je een factuur kunt downloaden in een portaal. Voor administratief medewerkers is het niet handig om op zo’n versnipperde wijze te werken.

Daarom is het belangrijk om je leveranciers ‘op te voeden’. Stuur erop aan dat zij facturen op dezelfde manier aanleveren (bijvoorbeeld als pdf-bijlage bij een mail), zodat je het inkoopfactuurverwerkingsproces hierop kunt inrichten. Door direct aan het begin van het proces eenduidigheid te creëren, bespaar je veel tijd. Eventueel kun je het voorsorteren en -bewerken van inkomende facturen nog verder automatiseren door dit werk over te laten aan een handige tool.

2. Correcte factuurgegevens

Is de aanhef van de factuur incorrect (oftewel, is de bedrijfsnaam verkeerd gespeld)? Corrigeer de informatie dan niet zelf om de factuur vervolgens in behandeling te nemen. Onder andere met het oog op de btw-aangifte mag dit namelijk niet.

Controleer daarnaast of zaken als inkooporder- en projectnummer (correct) op de factuur staan. Is dit niet het geval, dan is het raadzaam om je leverancier hierop aan te spreken. Wil je je boekhouding automatiseren, dan maak je het jezelf zo een stuk gemakkelijker. Als je de factuurdata niet allemaal handmatig wilt controleren, biedt slimme OCR-software overigens uitkomst. Deze kan geautomatiseerd controles uitvoeren op je ontvangsten en facturen. Als een factuur 100% matcht, kan deze worden geboekt. Heel handig!

3. Eenduidige manier van boeken

Op een financiële administratie werken vaak meerdere mensen. Iedereen pakt het inkoopfactuurverwerkingsproces op een eigen manier aan. Het is belangrijk dat je zorgt voor een eenduidige boekingswijze, zodat je een zuivere administratie hebt. Dit bespaart tijd, helpt je facturen makkelijk terug te vinden en is enorm handig als je bijvoorbeeld rapportages wilt maken.

Zorg daarom dat je slimme OCR-software hebt, die je op basis van logica helpt om facturen op dezelfde manier te boeken. (Meer weten over OCR-software? Lees onze blogs ‘Wat is OCR?‘ en ‘Hoe werkt OCR?‘)

4. Helder, gestroomlijnd fiatteringsproces

Zorg dat het intern duidelijk is wie de verantwoordelijkheden in het fiatteringsproces zijn. Stel bijvoorbeeld bepaalde personen verantwoordelijk voor een specifieke kostenplaats of grootboekrekening. Kies vervolgens voor goede workflow-software die goedkeurders op een slimme, geautomatiseerde manier kan voorstellen. Zo kun je je boekhouding automatiseren, waardoor je een gestroomlijnd fiatteringsproces krijgt dat voor iedereen helder is en soepel verloopt.

5. Digitale archivering

Je boekhouding automatiseren betekent dat je overstapt op digitale factuurverwerking. In dat geval wil je facturen natuurlijk niet meer fysiek bewaren. Zorg er dus voor dat je een ERP-pakket hebt waarin je digitale facturen kunt bewaren én dat er een geautomatiseerde koppeling bestaat tussen de binnenkomst, verwerking en archivering van je facturen.

Slimme OCR-software zorgt ervoor dat een factuur geautomatiseerd in de boekhouding terechtkomt. Achteraf kun je je boekingen en alle bijbehorende documenten met één druk op de knop terugvinden. Bestudeer wel de regels omtrent een digitaal archief! (Lees ook onze blog ‘Mag je facturen digitaal bewaren?‘)

6. Zuiver crediteurenbestand

Om facturen goed te controleren op crediteurengegevens, moet je ze vergelijken met de data uit je ERP-systeem. Om problemen te voorkomen, is het immers belangrijk dat alle informatie up-to-date is. Als je dit niet allemaal handmatig wilt controleren, kies dan voor de beste OCR-software die je attendeert op eventuele verschillen en afwijkingen. Ook hier geldt: ga je je boekhouding automatiseren, dan bespaar je tijd en werk je efficiënter!

7. Verbijzonderen met een rapportagedoel

Sommige organisaties boeken facturen op veel dimensies, maar doen dit niet met een helder gedefinieerd doel. Daarmee wordt het proces er niet efficiënter op. Zorg er dus voor dat je boekingen met een doel specificeert. Verbijzonderen kan nuttig zijn als je per afdeling de kosten wilt inzien. Of wanneer je per project een kostenspecificatie nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld precies weten wat elke medewerker aan brandstof heeft uitgegeven, dan is het handig om facturen per kenteken uit te splitsen. Kortom, denk goed na over het rapportagedoel van verbijzondering voordat je je scan- en herken-software inricht.

Boekhouding en daarmee facturen automatiseren: aan de slag?

Wil jij je boekhouding automatiseren en aan de slag met digitale factuurverwerking? En lijkt het je nuttig om eens te bespreken hoe je de 7 tips uit deze blog voor jouw organisatie in de praktijk kunt brengen? Neem gerust contact met ons op. We vertellen je graag meer over welke voordelen jij kunt ervaren, zodat je meer tijd overhoudt en kosten bespaart!