Boekhouding automatiseren: 7 tips voor de financiële administratie

1. Eenduidige aanlevering

Iedere leverancier levert facturen op een andere manier aan. De een verstuurt ze per mail, de ander per post. En sommige leveranciers vragen of je een factuur kunt downloaden in een portaal. Voor administratief medewerkers is het niet handig om op zo’n versnipperde wijze te werken.

Daarom is het belangrijk om je leveranciers ‘op te voeden’. Stuur erop aan dat zij facturen op dezelfde manier aanleveren (bijvoorbeeld als pdf-bijlage bij een mail), zodat je het inkoopfactuurverwerkingsproces hierop kunt inrichten. Door direct aan het begin van het proces eenduidigheid te creëren, bespaar je veel tijd. Eventueel kun je het voorsorteren en -bewerken van inkomende facturen nog verder automatiseren door dit werk over te laten aan een handige tool.

2. Correcte factuurgegevens

Is de aanhef van de factuur incorrect (oftewel, is de bedrijfsnaam verkeerd gespeld)? Corrigeer de informatie dan niet zelf om de factuur vervolgens in behandeling te nemen. Onder andere met het oog op de btw-aangifte mag dit namelijk niet.

Controleer daarnaast of zaken als inkooporder- en projectnummer (correct) op de factuur staan. Is dit niet het geval, dan is het raadzaam om je leverancier hierop aan te spreken. Wil je je boekhouding automatiseren, dan maak je het jezelf zo een stuk gemakkelijker. Als je de factuurdata niet allemaal handmatig wilt controleren, biedt slimme OCR-software overigens uitkomst. Deze kan geautomatiseerd controles uitvoeren op je ontvangsten en facturen. Als een factuur 100% matcht, kan deze worden geboekt. Heel handig!

3. Eenduidige manier van boeken

Op een financiële administratie werken vaak meerdere mensen. Iedereen pakt het inkoopfactuurverwerkingsproces op een eigen manier aan. Het is belangrijk dat je zorgt voor een eenduidige boekingswijze, zodat je een zuivere administratie hebt. Dit bespaart tijd, helpt je facturen makkelijk terug te vinden en is enorm handig als je bijvoorbeeld rapportages wilt maken.

Zorg daarom dat je slimme OCR-software hebt, die je op basis van logica helpt om facturen op dezelfde manier te boeken. (Meer weten over OCR-software? Lees onze blogs ‘Wat is OCR?‘ en ‘Hoe werkt OCR?‘)

4. Helder, gestroomlijnd fiatteringsproces

Zorg dat het intern duidelijk is wie de verantwoordelijkheden in het fiatteringsproces zijn. Stel bijvoorbeeld bepaalde personen verantwoordelijk voor een specifieke kostenplaats of grootboekrekening. Kies vervolgens voor goede workflow-software die goedkeurders op een slimme, geautomatiseerde manier kan voorstellen. Zo kun je je boekhouding automatiseren, waardoor je een gestroomlijnd fiatteringsproces krijgt dat voor iedereen helder is en soepel verloopt.

5. Digitale archivering

Je boekhouding automatiseren betekent dat je overstapt op digitale factuurverwerking. In dat geval wil je facturen natuurlijk niet meer fysiek bewaren. Zorg er dus voor dat je een ERP-pakket hebt waarin je digitale facturen kunt bewaren én dat er een geautomatiseerde koppeling bestaat tussen de binnenkomst, verwerking en archivering van je facturen.

Slimme OCR-software zorgt ervoor dat een factuur geautomatiseerd in de boekhouding terechtkomt. Achteraf kun je je boekingen en alle bijbehorende documenten met één druk op de knop terugvinden. Bestudeer wel de regels omtrent een digitaal archief! (Lees ook onze blog ‘Mag je facturen digitaal bewaren?‘)

6. Zuiver crediteurenbestand